Description

Notre client, une société en Immobilier très réputée recrute un(e) Adjoint(e) Administratif(ve) pour compléter son équipe à Québec.
Vous allez gérer le petit bureau de Québec et réalisez des missions telles que du support administratif et comptable, de l'entrée de données, etc.

Poste permanent, à temps plein.

Responsabilities

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

- Accueilir les clients physiquement ou au téléphone ;
- Trier et distribuer le courrier à l’interne, effectuer les envois postaux ;
- Réaliser l’entretien des salles de réunion, s’assurer de la propreté de la réception et autres places ;
- Rédiger des rapports, des documents, des correspondances, etc. ;
- Suivre des soumissions, bons de commande, factures et notes de frais ;
- Classer et archiver les documents ;
- Mettre à jour les documents et les différentes bases de données, répertoires, rapports, tableaux de suivis et autres documents essentiels ;
- Effectuer le suivi de certains documents relatifs aux locataires ou aux
fournisseurs (assurances, fiche du locataire, liste des contrats et des expirations, etc.) ;
- Assurer le support entre la comptabilité et les opérations quant aux demandes de locataires ;
- Assister la Directrice dans la préparation des documents de présentation pour des réunions tel que les comités de gestion ;
- Faire les suivis des comptes à recevoir, lettres de collections et dossiers légaux en collections ;
- Gérer les contrats de services et le système des cartes d’accès.

Requirements

PROFIL RECHERCHÉ

- Formation en administration, secrétariat ou équivalent ;
- 5 ans minimum dans un poste similaire ;
- Connaissance du marché Immobilier Commercial - fort atout.

COMPÉTENCES

- Bilinguisme (Francais - Anglais) ;
- Maîtrise de la Suite MS Office ;
- Gestion des priorités, sens de l'organisation, rigueur, autonomie ;
- Discrétion, grande tolérance au stress, esprit positif et d'équipe.

Additional Information

AVANTAGES

- Assurances collectives ;
- Activités sociales en interne ;
- Heures d'été ;
- Vacances.